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[요약]
문서작업에 필수적인 “오피스 프로그램”을 도입하기 전에, [문서표준화, 업무프로세스 정립]을 통하여, 비싼 “MS-오피스”의 사용을 최소화하고, 기업 전체 단위로도 비용이 저렴한 혹은 무료인 “대안 오피스"프로그램을 도입하는 절차를 소개하고자 한다.
[ 대안오피스의 종류 ]
- 무료 패키지
- 오픈오피스
- IBM 심포니 - 무료 온라인 서비스
- 구글 문서(Google Docs) ( 오프라인 : 구글 기어스 + 구글 크롬 브라우저)
- Zoho Office
- 싱크프리 온라인 (온라인 저장공간 동기화 프로그램 제공) - 유료 패키지 + 온라인
- 싱크프리 오피스 데스크탑 (온라인 저장공간 1GB 포함)
- 우리오피스 ( 온라인 저장공간 : 회원 등급별 차등 제공)
[사전 지식]
** 전체 인원 중 사무인원이 “20명 이상/200명 이하”인 중소기업을 가정하고 진행하겠다.
경우 문서를 작성하기 위해 엑셀, 파워포인트, 워드 등으로 대표되는 ““마이크로소프트 오피스 - 이하 MS-오피스”프로그램을 많이 사용하고 있을 것이다. MS-오피스의 경우 기업라이센스를 구입하더라도 카피당 “사무용 컴퓨터 본체” 1대값 정도는 지불해야 할 것이다.
이전에 포스팅한 “[길라잡이] 마이크로소프트 오피스(MS-OFFICE)의 대안 오피스 프로그램”이라는 글에서도 밝혔듯이 MS-오피스를 대체할 수 있는 “완벽한” 대안은 없다. 따라서, “MS-오피스”의 구입을 최소화하고, 호환이 되는 “대안 오피스"를 전사적으로 도입하여 소프트웨어의 도입비용을 최소화 하기 위한 방법을 아래와 같이 제안한다.
[도입하기 전 검토사항]
우선, “문서를 표준화”하고, “문서(Document)의 작업흐름(Workflow)을 조정”하는 과정을 거쳐, “전사적 자원의 관리(Enterprise Resource Planning:ERP)”의 큰 틀을 짜기 위한 전단계를 시행한다는 관점에서 출발하여야 한다.
(향후 ERP를 필수적으로 도입해야한다는 의미는 아니다. 중소규모의 기업에서는 ERP까지 도입할 필요는 없다.)
더불어, “대안 오피스”를 전체적으로 사용한다고 하더라도, MS-오피스는 부서당 1카피 등 일정 이상 구매를 할 생각을 해야 한다.(이유는 위에서 설명한 대로 “완벽한 대안"이 없기 때문이다.)
중소기업에 “ERP를 도입”을 위한 “컨설팅”과정에서 필자가 가장 강조하는 것이 바로 “문서 표준화", “업무 프로세스 확립"이다.
(규모가 꽤 큰 중소기업일지라도 실제 내부를 들여다 보면 주먹구구식 혹은 중구난방.. 이라는 말이 딱 들어맞는 운영을 하는 회사들이 의외로 많다.)
(문서의 가장 기초가 되는) “기안서(품의서)“에 대한 “표준서식”부터 만들고, 각 업무별 “표준서식" 등 의 “사내 공통 표준문서"를 우선 만들어야 한다.
이 문서들을 작업할 “호환 프로그램"은 이 후에 생각해도 늦지 않다.
( 실제로 같은 업무인데도 부서별로 다른 양식의 기안서를 가지고 있는 업체가 상당히 많다.)
[도식 : 문서 흐름도.// 추후 작성]
다음의 3단계의 과정을 생략없이 순서대로 진행해야 가장 효율적인 결과를 가져 올 수 있다.
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문서 표준화
일정 규모 이상이 되는 기업이면, “문서의 표준화” 및 “업무 프로세스 확립"등은 중요한 생존전략이 된다. 기업내의 개인간, 직급간 또는 부서간 업무를 원활하게 흘러가게 할 수 있는 문서적인 약속인 “표준문서"가 만들어져 있다면, 이제 이 문서를 생산하고, 수정하고, 복제하고, 교환하는 업무을 하기 위한 수단인 “오피스 프로그램”을 선정하면 된다.
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업무 프로세스 (재)정립 및 담당자 지정
문서의 표준이 결정되었으면, 다음으로는 문서를 어떻게 흘러가게 하며, 통제할 것인가하는 문제가 두번째이다.즉, 사내에서 일반적으로 사용하는 “문서 작성용 오피스”는 “호환 소프트웨어”를 쓰고,
대외적으로 주고 받는 문서들을 위해서 MS-오피스 프로그램도 일부 구입해야 한다.
부서 단위의 “정보화 담당자", 혹은 “문서 수발 담당자" 등 문서의 흐름을 통제할 수 있는 담당이 정해져야 한다는 것이다.담당의 경우 대외적으로 주고 받는 문서의 확인과 변환작업을 하여야 한다.
위에서 제기된 “완벽한 문서호환”의 문제를 해결하려면, 결국 MS-오피스에서 확인하여 저장하는 수 밖에 없다.
담당자를 따로 둔다는 것이 단지 문서만을 위한 것은 아니다.
부서간 “업무협조전"등을 을 통한 상호 협조 업무, 대내외 문서 수발 및 보관의 2차적 책임, 즉 실무책임을 지는 “대리"급 직원은 일정 규모 이상의 기업에서는 꼭 필요한 존재이다.
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소프트웨어 선정 및 배포절차
3-1. 소프트웨어 선정 및 “표준문서"의 MS-오피스 호환성 확보
새로운 프로그램에서 새로 만드는 것이 아니라, 단지 “호환 소프트웨어"에서 열어보고 확인
3-2. 파일럿 테스트 및 선행 교육
도입하기 전, 일정기간 결정된 “호환 오피스”의 교육을 실시하여야 한다.전산팀 혹은 전산담당자가, “MS-오피스”와 “사용법이 서로 다른 부분”들을 중점적으로 교육해야 한며, 도입 후에도 정기적인 교육프로그램으로 남겨 두어야 한다.
교육측면에서 본다면 “한글과 컴퓨터"사의 “싱크프리"는 MS-오피스의 2003버전과 모양새(UI)가 동일하기 때문에 가장 좋은 선택일 것 같다. (하지만, 사용자 당 약 5만원정도의 라이센스 비용이 필요하다.)
3-3. MS-오피스의 배치 // 계속
- 사용자 : 정보화 담당자
3-4. 대안 오피스의 배치 // 계속
- 사용자 : 전체 직원
[남은 것]
전산팀 혹은 전산담당자의 지속적인 관리.
정기적인 교육프로그램 실시 // 계속
[사족]
사실 문서작업의 표준화 이전에 ISO규정에 맞는 표준문서 제작, 부서별 특이한 양식의 문서들을 모아서 "표준문서"를 만든다는 것이 결코 쉬운일이 아니다.
하지만, 필자의 경험으로는 작은 것 부터 하나 하나 관심을 가지고 지속적으로 나가다 보면 금새 문서들이 통합되고 하나의 문서양식으로 사내 전체가 공유하는 것을 보아왔다.
다분히 실무적인 선에서 약간의 가이드라인만 있으면, 기업전산을 담당하는 부서 혹은 담당자가 해 낼수 있는 일이다.
그래서, 하나의 글에서 전체의 흐름을 보여주고, 각각의 세부단계별로 문서를 제작하려 하다보니 글이 너무 길어지는 경우가 되었다.
그러나, 내 글이 일반인들에게 맞추어진 글이 아니라 기업에서 전산을 담당하는 분들에게 도움이 되고자 하는 글이기 때문에 길더라도 자세히 쓰기로 하겠다.
약 2번의 탈고를 거쳐 완성할 예정이다
사실 글을 써 놓은지는 한참이 지났으나, 지금 올리지 않으면 계속 묵혀두고 있을 것 같아 발행하기로 했다.
[ 본 글은 "불의 신전"(http://ahura.co.kr)에서 발행한 "최종 편집본"입니다. 저작권은 아후라( ahura.co.kr@gmail.com ) 에게 있으며, 이 저작권 문구를 포함하고, 원문 훼손을 하지 않으시면 어디서든 사용하실 수 있습니다. ]
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